Rychlá navigace
ContOS umožňuje elektronicky komunikovat s klienty, automatizovaně vytvářet a evidovat zasílané zprávy. Zprávami mohou být e-maily nebo SMS (připravujeme) a mohou být vytvářeny ručně nebo generovány během zpracování. Modul Komunikace sdružuje všechny tyto zprávy na jednom místě a umožňuje je zobrazovat, filtrovat, prohledávat, upravovat a odesílat.


Hlavní funkce

  • vytváření zpráv na základě předpřipravených šablon
  • libovolné množství příloh (limit pouze v celkové velikosti zprávy omezené provozovatelem mailových schránek)
  • propojení s adresářem klientů, možnost zobrazit zprávy odeslané danému klientovi
  • propojení s objednávkami a smlouvami, možnost zobrazit komunikaci k dané objednávce nebo smlouvě
  • možnost proměnných v šablonách, tyto proměnné jsou během vytváření zprávy automaticky nahrazeny skutečnou hodnotou
  • možnost odloženého odeslání zpráv, tzn. zprávy lze nejprve hromadně vygenerovat a později je odeslat
  • možnost nastavit uživatelské oprávnění pro dodatečnou editaci zprávy.
  • logování odesílání, je evidováno, kdo, co, kdy a kam odesílal
  • zprávy jsou ukládány do centrálního úložiště a tam jsou šifrovány a komprimovány
  • možnost opakovaného odeslání zprávy
  • možnost fulltextového prohledávání (mimo obsahu příloh)
  • možnost odeslání zprávy přímo z adresáře
  • možnost odeslání zprávy přímo z konkrétní objednávky
  • možnost odesílat zprávy jednotlivě i hromadně
  • odesílání e-mailů přes SMTP protokol, podpora standardních šifrovacích protokolů a poskytovatelů



Nastavení komunikace

Pro správné fungování komunikace je potřeba provést několik nastavení.

SMTP Server


Nejprve je zapotřebí mít přihlašovací údaje k SMTP serveru, přes který se budou zprávy odesílat.


Lze využít i běžně veřejně dostupné SMTP zdarma, např. Seznam, Gmail, Volný.cz. Je však zapotřebí respektovat podmínky těchto služeb, zejména týkající se množství odesílaných zpráv, maximální velikosti zprávy apod. Denní frekvence čítající desítky, možná i stovky zpráv by však neměla být problémem. Vhodnou variantou pro náročnější uživatele je pořídit si některý z placených e-mailových hostingů.

V ContOSu se přihlašovací údaje k SMTP serveru nastavují v Nastavení aplikace, hned na první záložce. Na portálu podpory ContOS jsou k dispozici návody, podle kterých zvládne nastavení SMTP i průměrně zkušený uživatel.


Postup nastavení SMTP od nejběžnějších poskytovatelů:


Nastavení SMTP v aplikaci



Úložiště zpráv

Úložiště zpráv je složka, do které jsou ukládány fyzické soubory se zprávami. Složka může být umístěna prakticky kdekoli, je však potřeba, aby byla dostupná ze všech počítačů. Doporučujeme umístit jí na rychlý pevný disk a zároveň zajistit její pravidelné zálohování.
Data jsou v úložišti zpráv z bezpečnostních důvodů šifrována a také komprimována pro úsporu místa.


Uvnitř složky je automaticky vytvářena struktura složek, která se nesmí měnit, neboť by došlo ke ztrátě vazeb mezi údaji v ContOSu a fyzickými soubory zpráv. Pokud je však třeba složku úložiště  přemístit do jiného umístění (změna počítače apod.), stačí jí přesunout a v nastavení aplikace opět zvolit toto nové umístění.


Nastavení cesty k úložišti e-mailových zpráv


Přehled komunikace

Okno se seznamem komunikace je dostupné z hlavního menu aplikace na kartě Nastavení a servis:

Spouštění modulu Komunikace


V okně komunikace lze zprávy prohlížet, vytvářet, odesílat, filtrovat a fulltextově prohledávat. Více napoví obrázek:

Seznam komunikace



Detail zprávy umožňuje zadat adresu příjemce nebo jí také vybrat z adresáře klientů. Zprávu lze vytvořit také na základě předpřipravené šablony. Přílohy lze do zprávy vložit pomocí přetažením myší z Průzkumníka nebo pomocí dialogu. Text zprávy lze vytvářet v html editoru stejně jako když píšete text v textovém editoru.


Detail zprávy a možnosti editace


Odesílat zprávu lze buď přímo z jejího detailu anebo ze seznamu zpráv tak, že zaškrtneme jednu nebo více zpráv a ty hromadně odešleme. Postup je patrný z obrázku:


Hromadné odesílání vybraných zpráv


Komunikace v adresáři klientů

V adresáři klientů lze odeslat hromadný e-mail vybraným klientům, odeslat e-mail přímo z detailu klienta a také zobrazit veškerou komunikaci daného klienta.


Hromadné odesílání e-mailů

V adresáři se jednoduše označí dané kontakty a v menu Akce se klikne na „Odesílání e-mailu klientům“.


V průvodci se poté vybere šablona zprávy a v editoru se případně upraví. Rovněž je možné ke zprávě připojit přílohy.


Tip: Přílohy lze přidávat i přímo do šablony zprávy.



V dalším kroku se zobrazí seznam kontaktů, na které bude vytvořená zpráva odeslána. Před odesláním se validuje platnost e-mailové adresy.



Vygenerované zprávy lze před skutečným odesláním ještě zkontrolovat, popř. editovat. Také je možné vygenerované zprávy odeslat později (hlavní nabídka Ostatní/Odesílání e-mailů).



Průběh zpracování je uložen v logu akcí (hlavní nabídka Ostatní/Log akcí).



Odeslání e-mailu z detailu klienta

Přímo z detailu klienta lze otevřít dialog pro vytvoření e-mailu a rovnou jej odeslat. Tento e-mail je zároveň zařazen do komunikace k danému klientovi. Vzhledem k tomu, že detail klienta je dostupný prakticky na většině ostatních dokladech, je tak možné odeslat zprávu téměř z jakéhokoli místa.


Vytvoření nové e-mailové zprávy na detailu klienta


V dialogu pro editaci e-mailu lze zvolit šablonu, která do zprávy doplní předmět, text zprávy a třeba i přílohy. Takto předpřipravenou zprávu lze samozřejmě plně editovat a doplňovat. Poté jí lze rovnou odeslat anebo jen uložit a později jí ze seznamu Komunikace (viz výše) odeslat.


Takto vytvořené zprávy jsou automaticky přiřazeny k danému klientovi jsou kdykoli později k dispozici.


Dialog pro editaci e-mailu. Vytvoření zprávy pomocí šablony.


Zobrazení komunikace konkrétního klienta

Ke každému kontaktu v adresáři lze zobrazit jeho případnou komunikaci. Slouží k tomu akce „Zobrazit komunikaci aktuálně vybraného klienta“. Poté se otevře okno Komunikace, ve kterém jsou vyfiltrované všechny zprávy ze všech agend které byly danému klientovi odeslány.


Zobrazení komunikace aktuálně vybraného klienta


Komunikace z objednávek

Ke každé objednávce jsou na záložce Komunikace evidovány veškeré zprávy, které k ní byly vytvořeny. K objednávce je také možno zprávy ručně přidávat a odesílat.


Zprávy k objednávce a jejich úpravy


Zprávy vzniklé z hromadného zpracování

E-mailové zprávy jsou generovány také během zpracování objednávek pomocí průvodce (Akce/Zpracování objednávek…). Také tyto zprávy jsou u každé objednávky evidovány a lze je najít na kartě Komunikace.


Vytváření zpráv v rámci zpracování objednávky


Zprávy vytvářené k objednávce interaktivně

Zprávy k objednávce lze jednoduše přidávat a vytvářet na záložce Komunikace. Velkou výhodou jsou šablony zprávy, pomocí který lze do vytvářené zprávy vyplnit např. seznam položek objednávky.


Definice šablony pro e-mailové zprávy


Na základě této šablony lze snadno vytvořit novou zprávu, kterou lze rovnou odeslat zákazníkovi.


Zpráva, vytvořená na základě šablony a její editace.


Šablony zpráv

Šablony zpráv zrychlují vytváření zpráv, umožňují udržovat jednotný vzhled dokumentů, které opouštějí firmu a šetří čas.


Šablony zpráv se definují v číselníku Šablony, který se nachází v podmenu Komunikace na hlavní nabídce aplikace.


Číselník šablon e-mailů


Šablona umožňuje nadefinovat předmět zprávy, její vlastní obsah a také přílohy. V předmětu a těle zprávy lze využít tzv. proměnné, což jsou speciální značky, na jejichž místo pak program automaticky doplní určitou hodnotu. Na obrázku níže je je to např. číslo objednávky a položky objednávky.


Vytvořené šablony jsou pak nabízeny při vytváření a editaci e-mailových zpráv.


Definice šablony pro e-mailové zprávy


Logování změn a průběh odesílání

Všechny činnosti spojené s vytvářením, modifikací a odesíláním zpráv jsou zaznamenávány a ukládány do Logu akcí, popř. zobrazovány přímo u konkrétní zprávy.
V každém okamžiku lze tedy zjistit, kdo, kdy, a jakou zprávu vytvořil, modifikoval či odeslal a s jakým výsledkem.


Průběh odesílání zprávy a zobrazení chyby na kartě Log


Log Akcí nabízí komplexní pohled na všechny odesílané zprávy najednou. Lze jej filtrovat a prohledávat.


Přehled odeslaných zpráv v Logu akcí